Welke stappen mag u zeker niet vergeten in de voorbereiding van een project? Hier vindt u alvast een handige to-do lijst:
- Bepaal een duidelijke scope voor het project
- Vermijd dat later “vergeten” elementen moeten worden toegevoegd
- Geef ook duidelijk aan wat niet “in scope” zit
- Definieer een exacte specificatie
- Vermijd dat later nog extra voorwaarden dienen toegevoegd te worden.
- Mocht dat toch nodig zijn, herzie dan zeker timing en kost i.p.v. het gewoon aan het goedgekeurde project toe te voegen en al een deel marge op te offeren.
- Zorg voor gedetailleerde quotaties en contracten van leveranciers (van producten, diensten en personeel)
- Sluit geen compromissen t.g.v. opgelegde tijdslimieten omdat na officiële goedkeuring van het projectplan extra’s veel moeite tot goedkeuring vragen.
- Zorg dat alle elementen van de contracten door iedereen goed begrepen worden. Vraag aan de leverancier voor verduidelijking waar nodig. Zorg dat wat u verwacht en wat zij denken te moeten leveren overeenstemt.
- Voeg een lijst van definities toe zodat iedereen hetzelfde verstaat.
- Creëer een realistische roadmap
- Blijf weg van achterwaarts plannen (van de opgelegde einddatum naar vandaag). U zult nog enkel bezig zijn met het tussen wringen van milestones.
- Voorzie altijd een buffer voor onvoorziene omstandigheden (die zijn er altijd).
- Bepaal duidelijke realistische tussentijdse doelstellingen met hun target date.
- Stel een competent projectteam en project manager aan
- De leden van het team en de leider dienen capabel te zijn en beschikken over de nodige tijd om het project uit te voeren en te leiden.
- Wanneer een project als de hoofdtaak wordt voorzien voor de project manager (en zelfs voor sommige teamleden), zorg ervoor dat dat zo blijft en dat hij/zij er geen extra opdrachten dient bij te nemen.
- Zorg voor een haalbaarheidsstudie
- Betrek daarin alle relevante partijen om alzo een buy-in te krijgen
- Bepaal op voorhand wanneer het project als “afgewerkt” zal worden beschouwd
